Panduan Menambahkan Pegawai Melalui Dashboard Admin KantorKita

Perkembangan teknologi yang semakin pesat turut mendorong transformasi dalam aktivitas perkantoran. Salah satu inovasi yang kini banyak dimanfaatkan adalah aplikasi absensi digital. Sistem absensi digital membantu tim HRD dalam mengelola serta merekap data kehadiran karyawan dengan lebih cepat dan efisien. Dibandingkan metode manual, absensi digital mampu mengurangi risiko kehilangan data dan membuat proses pencatatan kehadiran menjadi lebih praktis bagi karyawan.

Bagi Anda yang sedang mencari solusi absensi digital, KantorKita dapat menjadi pilihan yang tepat. KantorKita adalah aplikasi absensi digital buatan anak bangsa yang dikembangkan oleh PT Kita Akselerasi Digital. Aplikasi ini dirancang untuk mempermudah HRD dalam mengelola data kehadiran karyawan. Melalui KantorKita, karyawan dapat melakukan absensi langsung dari smartphone masing-masing, sementara HRD dapat mengunduh laporan kehadiran secara otomatis melalui fitur laporan yang tersedia.

Bagi pengguna yang telah mendaftar di KantorKita, terdapat beberapa pengaturan awal yang perlu dilakukan agar aplikasi dapat digunakan secara maksimal. Salah satu langkah paling penting adalah menambahkan data pegawai. Proses ini harus dilakukan oleh administrator agar pegawai dapat mulai melakukan absensi melalui aplikasi KantorKita di ponsel mereka.

Artikel ini akan membahas langkah-langkah menambahkan pegawai melalui dashboard admin KantorKita.

1. Akses Website Admin KantorKita

Buka browser di laptop atau PC Anda, lalu ketik alamat https://app.kantorkita.co.id/login. Setelah halaman login muncul, masukkan email dan password yang digunakan saat pendaftaran akun, kemudian klik MASUK.

2. Pilih Menu Pegawai

Setelah berhasil login, Anda akan masuk ke dashboard utama admin. Pilih menu PEGAWAI yang berada di sisi kiri layar.

3. Tambah Pegawai

Pada halaman pegawai, awalnya hanya akan tampil data administrator. Klik ikon TAMBAH untuk menambahkan pegawai secara manual.

4. Mengisi Form Data Pegawai Baru

Lengkapi form data pegawai sesuai informasi yang dimiliki. Setelah selesai, klik SIMPAN.

Catatan:

• Pengisian email dan nomor HP harus dengan persetujuan pegawai terkait, karena sistem akan otomatis mengirim undangan login aplikasi KantorKita melalui email. Pastikan pegawai telah diberi informasi mengenai penggunaan aplikasi ini.

• Nomor Induk Pegawai bersifat opsional dan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

• Kolom password akan terisi otomatis oleh sistem.

5. Menambahkan Pegawai Secara Massal

Jika jumlah karyawan cukup banyak, Anda dapat menambahkan data pegawai sekaligus menggunakan file Excel. Klik tombol IMPORT EXCEL untuk menggunakan fitur ini.

6. Unduh Template Excel

Klik DOWNLOAD TEMPLATE EXCEL yang berada di bagian kanan atas untuk mengunduh format Excel yang disediakan.

Catatan:

• Jangan mengubah format template agar sistem dapat membaca data dengan benar.

• Anda diperbolehkan menambahkan kolom data tambahan, dengan ketentuan spasi pada nama kolom diganti menggunakan garis bawah (underscore).

• Contoh:

7. Mengisi Template Excel

Berikut adalah template Excel yang telah berhasil diunduh.

Isi template Excel yang telah diunduh sesuai dengan data pegawai dan ketentuan perusahaan.

8. Mengunggah File Excel

Unggah file Excel yang telah diisi dengan menekan tombol CHOOSE FILE

Pilih file yang sesuai, lalu klik UPLOAD.

9. Proses Input Data Pegawai

Setelah proses upload, akan muncul indikator berupa garis merah. Anda dapat kembali ke menu PEGAWAI untuk memastikan seluruh data pegawai telah berhasil terinput.

10. Data Pegawai Berhasil Ditambahkan

Data pegawai akan otomatis tersimpan dan tampil di daftar pegawai melalui hasil import Excel.

11. Menonaktifkan Pegawai

Apabila terdapat pegawai yang resign atau terkena PHK, Anda dapat menonaktifkan akunnya dengan mengklik ikon merah di samping nama pegawai.

12. Melihat Pegawai Nonaktif

Pegawai yang dinonaktifkan dapat dilihat pada tab PEGAWAI TIDAK AKTIF di sebelah tab PEGAWAI. Jika diperlukan, pegawai tersebut dapat diaktifkan kembali dengan mengklik ikon abu-abu di sisi kanan.

Daftar KantorKita

Setelah seluruh data pegawai berhasil ditambahkan, karyawan dapat langsung melakukan absensi melalui aplikasi KantorKita di ponsel masing-masing. Anda pun dapat memantau kehadiran karyawan secara real-time melalui dashboard admin.

Gunakan KantorKita sekarang dan rasakan kemudahan dalam mengelola data karyawan. Nikmati free trial selama 15 hari dengan mendaftar di KantorKita.